Daha İyi Toplantı Kılavuzu

En iyi ve en kötü
yedi toplantı
katılımcısı

Herkes bir toplantıya bazı artılar katar – sonuçta onları davet etmenizin nedeni de budur. Ancak ne yazık ki bazıları belli zaaflarını da beraberinde getirir. Her iki şekilde de, bir insanın davranışı, gidişatın gündemini ve sonucunu değiştirebilir.

İşte en yaygın tipteki – iyi ve pek iyi olmayan - toplantı katılımcıları ile ilgili kısa bir özet ve pek iyi olmayanla nasıl başa çıkacağınızla ilgili bazı yararlı tavsiyeler.

Yapıcı/Mimar Parlak Işık/Fikir İnsanı Komik/Şakacı Kronometre/Zaman Hakemi Gönüllü Da Vinci Top Taşıyıcısı/Forvet
Çok Yönlü Dominant/Baskın Yoldan Çıkarıcı Saksı Kötümser Uzlaşmacı/Hemfikir Gürültücü
En iyi yedi TOPLANTI KATILIMCISI
Yapıcı/Mimar “Bu harika bir fikir. Peki bu fikri alıp şöyle yaparsa nasıl olur...”
Mimarlar incelemeyi, düşünmeyi ve paylaşmayı sever. İnsanlar onlarla çalışmaktan hoşlanır çünkü “ama” kelime dağarcıklarının bir parçası değildir. Daha çok “ve” kelimesini tercih ederler.
Parlak Işık/Fikir İnsanı “Grupla paylaşmak istediğim ilginç bir fikrim var.”
Fikir insanlarının her zaman ilginç fikirleri vardır. Gerekli hazırlık çalışmalarını yaparlar (ve sonrasında bazıları) ve her zaman masaya pratik katkılarla gelirler. Ve diğer katılımcılara da katkı yapmaları için ilham olurlar.
Komik/Şakacı – “Hey, şunu duydun mu...?”
Şakacılar, konuşmaya hiç hükmetmeden gidişata tam da doğru zamanlarda mizah katarlar. Genellikle de en çok ihtiyaç duyulan noktada toplantıyı enerjik hale getirmeye yardımcı olurlar.
Kronometre/Zaman Hakemi “Sadece kısıtlı bir zamanımız olduğunu biliyorum, ve konuşacak çok şey var...”
Zaman hakemleri, herkese ayrılan zamanın kısıtlı olduğunu hatırlatır ve bu ajandaya bağlı kalmak için önemlidir. Ve bunu herkesin kabul edebileceği şekilde yaparlar.
Gönüllü “Bunun için hemen aksiyon alacağım.”
Bu tarz katılımcılar, öne çıkmaya ve aksiyon almaya veya kimsenin sesinin çıkmadığı durumlarda düşündüğünü açıkça söylemeye her zaman hevesli kişilerdir.
Da Vinci “Bakalım bunu sana tahtada gösterebilecek miyim?”
Da Vinci söylenen herhangi bir şeyi herkesin anlayabileceği şekilde gösterebilme becerisine sahiptir. Tahtaya yaptığı çizimleri, görüşmenin odağı ve ileriye taşınması için çok değerli olabilir. (Tabii ki sanal toplantılarda, video desteğine ihtiyaç duyarlar.)
Top Taşıyıcısı/Forvet “İşte bunu uygulayacağımız yer...”
Forvetler nasıl topu alıp ileriye götüreceğini bilir. Harika takım oyuncuları olarak, toplantı boyunca neler olduğunu çok iyi bir şekilde gözlemlerler, ne zaman katkı yapacaklarını bilirler ve konuşmayı amaca doğru götürürler.
En kötü yedi TOPLANTI KATILIMCISI
Çok Yönlü “Şu 22 e-postayı yazmayı bitirirken, dinliyor gibi yapacağım.”
Çok yönlü katılımcılar bir çok işi hallettiğini düşünebilir, ama genellikle bunun maliyeti toplantının kendisine katılım sağlayamamaktır. Sıklıkla, ofislerindeki masalarında çalışmaya devam ederken bile toplantı çağrısı yaparlar. Nasıl başa çıkılır : Şakayla karışık, “çok yönlü mü çalışıyorsun?” diye sorun. Sonrasında grupta katkılarının gerçekten işe yarayabileceğini hatırlatın.
Dominant/Baskın “Benim bakış açım kesinlikle en önemlisi, bu yüzden işin nasıl yapılacağını gösterirken geride dur.”
Dominantlar, toplantının amaçlarını karşılamak için en iyi donelere sahip olduklarını hissine sahiptirler. Genellikle sözü çok uzatan, diğerlerinden sesi konuşan kişilerdir ve kendi doğrusunu öne çıkarmak için abartılmış bir dil kullanırlar. Nasıl başa çıkılır : Konuşmalarına izin verin, ancak diğer görüşler için ekibe sorular yönelterek odak noktasını daha geniş tutun.
Yoldan Çıkarıcı “Sadece benimle ilgili ama konuyla tamamen ilgisiz bir şey hakkında konuşacağım.”
Yoldan çıkarıcılar bir toplantıyı saniyeler içinde rotasından çıkarabilir. Doğru yolda olduklarını düşünebilirler ama aslında, insanları gerçekten gitmelerine gerek olmayan bir noktaya götürürler. Nasıl başa çıkılır : Katkıları için teşekkür edin, ama asıl gündeme bağlı kalmalarını tavsiye edin.
Saksı “Burada sessizce oturacağım ve fona karışmayı deneyeceğim...”
Saksılar geride durmayı ve dinlemeyi veya konuşmak yerine özel mesaj yoluyla yorum yapmayı tercih ederler – ve fikirlerini paylaşmak için toplantının sona ermesini bekleyebilirler. Nasıl başa çıkılır : Kendilerine toplantı öncesinden spesifik bir konu belirleyin, böylece toplantı sırasında konuşmak için hazırlık yapabileceklerdir.
Kötümser “Hayır, hayır, hayır. Bu işe yaramaz, işte sebebi de bu.”
Kötümserler bir şeyin neden yapılamayacağını açıklamaktan fazla hiç bir şeyi sevmezler. Niyetleri çok iyi olabilir ancak, odadaki pozitif enerjiyi çok hızlı bir şekilde emebilirler. Nasıl başa çıkılır : Endişelerini onaylayın ve sorunu çözmek için daha iyi bir yol olarak ne düşündüklerini sorun.
Uzlaşmacı/Hemfikir “Gerçekten emin olmasam da iyi bir fikir olduğunu söylüyorum – Zor biri olmak istemiyorum.”
Uzlaşmacılar onları gücendirmekten korktukları için iş arkadaşlarıyla karşı karşıya gelmeyi hiç sevmez. Sorun, bazen asıl fikirlerini sunmak için dolaylı yollar kullansalar da gerçekten ne düşündüklerini asla bilememenizdir. Nasıl başa çıkılır : Onlara doğru veya yanlış cevap olmadığını ve herkesin fikrini söylemeye hakkı olduğunu söyleyin. Sonra, kendilerinin fikirlerini sorun.
Gürültücü “Arka planda işlerle uğraşmaya devam edeceğim...sesli bir şekilde.”
Çokyönlünün kuzeni olan Gürültücü, çağrıyı bölecek kadar sesli aktivitelerini gerçekleştirirken “sessiz” tuşuna basmaktan kaçınır. Nasıl başa çıkılır : İnsanlara hatlarını sessize almalarını hatırlatın; eğer yapmıyorlarsa, kendilerini çağrıdan gönül rahatlığıyla düşürebilirsiniz.